Privacy

Bescherming van uw persoonsgegevens

Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. Daarom gaan we zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Wij verwerken uw persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en specifieke wet- en regelgeving. De AVG stelt een aantal voorwaarden waar wij ons aan moeten houden. Dit zorgt ervoor dat wij uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van onze taken, uw gegevens goed moeten beveiligen en wij moeten voldoen aan uw rechten.

De AVG geldt voor de verwerking van alle persoonsgegevens maar kent wel enkele uitzonderingen. Eén daarvan is de verwerking van persoonsgegevens ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten door Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). Deze verwerking van persoonsgegevens (in dit geval politiegegevens) vallen onder de werking van de Wet politiegegevens (Wpg). Boa’s moeten zich ten aanzien van deze taken houden aan de Wpg. Voorbeelden van boa’s in dienst bij de gemeente zijn: gemeentelijke handhavers, parkeercontroleurs, leerplichtambtenaren, en sociaal rechercheurs.

Bij online mediamonitoring gelden wetten en gebruiksregels die door iedereen opgevolgd moeten worden. Wij zijn als gemeente Oegstgeest transparant in het gebruik van onze online mediamonitoring en voldoen daarin standaard aan de regels van de AVG en de Auteurswet. De tool van mediamonitoring van openbare data gebruiken wij om te weten wat er speelt in onze gemeente en indien nodig vragen te beantwoorden. Mediamonitoring wordt niet gebruikt als surveillance op en opsporing van individuele personen, dat is verboden.

Wij vragen wél uw bewustwording voor de volgende punten:

• voorkom het onrechtmatig verspreiden van intellectueel eigendom op krantenartikelen en foto’s via rapporten of narrowcasting, al dan niet in openbare ruimtes, zonder expliciete toestemming van de makers;
• de gebruiksregels in acht te nemen van de social media platformen, zoals X en Facebook;
• discriminatie in welke vorm dan ook is verboden.

Wilt u meer algemene informatie over de AVG en hoe wij als overheid hieraan moeten voldoen, dan kunt u meer informatie vinden op de website van de nationale toezichthouder De Autoriteit Persoonsgegevens.

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Gebruik van persoonsgegevens

Wij verwerken voornamelijk persoonsgegeven op basis van wettelijke verplichtingen of publiekrechtelijke taken. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, vitaal belang, overeenkomst of toestemming.

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken is afhankelijk van de taak die we uitvoeren. Wanneer u bijvoorbeeld iets wilt regelen of aanvragen via de website dan hebben wij vaak contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan de gemeente bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Verder kan de gemeente gegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden.

Hieronder een paar voorbeelden:

• Bij de aanvraag voor een Omgevingsvergunning hebben wij de volgende gegevens van u nodig om uw aanvraag af te handelen : Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Kadastrale gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig om onze wettelijke taak uit te voeren.
• Bij de aanvraag om een rijbewijs verwerken wij de volgende gegevens: Naam / Adres / Woonplaats / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / ID-bewijs / Handtekening / (huidig) Rijbewijs en de zogenaamde bijzondere gegevens zoals een pasfoto en het Burgerservicenummer. Ook vindt er in dit geval gegevensuitwisseling plaats met een derde, namelijk de RDW.
• Beantwoording van uw vragen via Facebook of X (en overige sociale media): Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres. Wij hebben deze gegevens nodig om op een zo adequaat mogelijke wijze uw vraag te beantwoorden.

Wanneer wij persoonsgegevens die al in ons bezit zijn willen verwerken voor een nieuw doel, moeten wij u vooraf informeren of soms uw toestemming vragen. Zoals bijvoorbeeld bij klantervaringsonderzoeken.

Uw websitebezoek

Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de website op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en vervolgens door de website weer kunnen worden geraadpleegd. Wij gebruiken deze cookies voor twee doeleinden:

1. Om de website goed te laten werken. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt om uw voorkeuren te onthouden.
2. Om statistieken over het gebruik van de website te verzamelen. Deze website maakt gebruik van Siteimprove. Siteimprove verzamelt anonieme gegevens over de manier waarop onze bezoekers de website gebruiken. Denk hierbij aan bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. De gemeente gebruikt deze informatie om de website beter af te stemmen op de behoeften van de bezoekers. Deze gegevens worden gedurende 26 maanden bewaard om de website en andere services optimaal in te richten.

Beveiligen van uw gegevens

Bij het gebruik van uw gegevens hebben wij de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Hierbij kunt u denken aan het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, aan een geheimhoudingsplicht waar alle medewerkers aan moeten voldoen en aan het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die bevoegd zijn.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de goede uitvoering van onze taken en de naleving van onze wettelijke verplichtingen. In bepaalde gevallen zijn wij verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als de Archiefwet dit ons verplicht.

Verstrekking aan andere organisaties

Voor het uitvoeren van onze taken kan het voorkomen dat wij uw gegevens moeten delen met andere organisaties. Dit doen wij voornamelijk op basis van een wettelijke bepaling. Wanneer dit niet op basis van een wettelijk bepaling wordt gedaan brengen wij u vooraf op de hoogte of vragen we in voorkomende gevallen toestemming.

Met organisaties die in opdracht van ons uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Welke rechten heeft u?

• Recht op informatie: u hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gaat gebeuren en hoelang ze worden opgeslagen.
• Recht op inzage: u hebt het recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente. U krijgt daarbij geen inzage in de persoonsgegevens van anderen. Wilt u uw persoonsgegevens inzien? Vul dan het formulier inzageverzoek persoonsgegevens in.
• Recht op rectificatie: u hebt het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren, te laten verwijderen of af te laten schermen als u dat wenst.
• Recht om vergeten te worden: wanneer u toestemming geeft aan de gemeente om uw gegevens te verwerken, dan hebt u het recht om de persoonsgegevens ook weer te laten verwijderen.
• Recht op het overdragen van uw gegevens: u hebt het recht om al uw persoonsgegevens op te vragen bij de verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval de gemeente), en deze in zijn geheel over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door de gemeente. De gemeente voldoet hieraan, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
• Recht op intrekking toestemming: toestemming intrekken nadat u die hebt gegeven.

Hoe kunt u gebruik maken van deze rechten?

Door het formulier via onderstaande knop in te vullen. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom moet u eerst inloggen met DigiD.

Vragen en klachten

Op het gebied van gegevensbescherming werken wij samen met de gemeenten Leiden, Leiderdorp
en Zoeterwoude en onze gezamenlijke bedrijfsvoeringorganisatie Leidse-Regio.NL.
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of de bescherming van uw persoonsgegevens dan kunt u hierover contact met ons opnemen via
gegevensbescherming@leidse-regio.nl.

Wij helpen u graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht bij de gemeenschappelijke Functionaris Gegevensbescherming van bovengenoemde organisaties. Deze is te bereiken via het e-mailadres: fg@leidse-regio.nl.

Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG recht op het indienen van een
klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging Privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door de gemeente gewijzigd worden zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen gelden vanaf het moment dat ze op de website van de gemeente staan. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Januari 2023