Waarmee houdt u als organisator van een evenement rekening mee?

Bij het organiseren van een evenement zijn er verschillende zaken waarmee u rekening moet houden. Of er gelden specifieke regels. Mogelijk moet u aanvullende maatregelen nemen. De gemeente houdt hier rekening mee mee bij het beoordelen van de aanvraag voor een evenementenvergunning.

Locatie

Een incidenteel en kortdurend evenement kan in principe overal in de gemeente plaatsvinden. In bepaalde gevallen gelden voor een locatie nadere regels of beperkingen. In sommige gevallen moet er een omgevingsvergunning aangevraagd worden. De vergunningverlener zal aangeven wanneer dit het geval is.

• Per locatie geldt een maximum aantal evenementen dat gehouden mag worden. Een belastend evenement veroorzaakt geluidhinder voor de omgeving, bijvoorbeeld door versterkte muziek. Ook evenementen waarbij doorgaande wegen of straten moeten worden afgesloten zijn belastend voor de omgeving.

Het kan natuurlijk gebeuren dat er twee evenementen op dezelfde datum en locatie zijn gepland. De gemeente gaat dan met beide partijen in gesprek om tot een oplossing te komen. Komen de partijen er niet uit, dan maakt de gemeente een keus.

Bereikbaarheid voor hulpdiensten

Het evenemententerrein moet goed en vanuit twee richtingen bereikbaar zijn voor hulpdiensten. De gemeente kan hiervoor specifieke eisen stellen.

Aantal bezoekers

Bij het bepalen van het maximaal aantal bezoekers moet u rekening houden met de ruimte die nodig is voor de inrichting van het evenement, benodigde facilitaire voorzieningen en vrij te houden vluchtwegen of nooduitgangen.

Mindervaliden

Zorg ervoor dat het evenement goed toegankelijk is voor mindervaliden. Bijvoorbeeld door te zorgen voor een verhard hoofdpad richting de ingang, een brede toegangspoort en minimaal één ruim aangepast toilet. Communiceer vooraf duidelijk over de toegankelijkheid voor mindervaliden.

Verkeersveiligheid

Het gebruik van wegen voor een (sport)evenement is slechts incidenteel toegestaan. U werkt dit nader uit in een verkeersplan.

Tijdelijke bouwwerken

Als organisator van het evenement, moet u de veiligheid en betrouwbaarheid van tijdelijke bouwwerken, zoals een tent, podium of tribune aantonen met constructieve berekeningen en tekeningen.

Afval

Als organisator van het evenement moet u ervoor zorgen dat afval van het evenement wordt opgeruimd en afgevoerd.

Veiligheid

Als organisator zorgt u voor de veiligheid tijdens het evenement. Afhankelijk van het type evenement en het aantal bezoekers moet u beveiligers inzetten. Ook kan de gemeente om een veiligheidsplan vragen. Hierin worden mogelijke risico’s en maatregelen omschreven.

Volksgezondheid

U moet maatregelen nemen om de volksgezondheid van deelnemers en bezoekers te waarborgen. Dit kan variëren van de inzet van EHBO-ers tot de aanwezigheid van meer professionele medische hulpverlening tijdens het evenement.

Alcoholmatiging

De gemeente Oegstgeest voert een alcoholmatigingsbeleid. U zorgt ervoor dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18.

Drugs

Drugsgebruik in de openbare ruimte en dus ook tijdens evenementen is niet toegestaan en strafbaar. Ook het gebruik en het venten van lachgas tijdens evenementen is verboden. Als organisator van een evenement houdt u hier toezicht op.